Подробности

Опубликовано 19.10.2023 10:56

Просмотров: 133

Заместитель председателя Госкомархива выступила в эфире радио «РИА новости»

Заместитель председателя Государственного комитета по делам архивов Республики Крым Ольга Мусияченко выступила на радио «РИА новости», где рассказала о цифровизации архивного дела в Республике Крым, ответив на ряд вопросов.

Электронный документ или документ на бумажном носителе – нужно  ли делать выбор?

Ответ на этот вопрос – бумажный носитель еще долго будет необходим.  Последние лет 8 интенсивно создаются электронные документы. Не копии бумажных, а изначально – документы в электронном виде с электронной подписью. Их можно распечатать, то есть перенести на бумагу. Электронный документ призван экономить: бумагу, время, транспортные расходы и т.д. Но сможет ли он храниться так долго, как бумажный. Будет ли он достоверным, юридически легитимным через 10 лет хранения в архиве. Можно ли будет с легкостью воспроизвести его в том программном продукте, который будет функционировать через эти 10 лет…

Документ на физически осязаемой основе является аналоговым. Любые манипуляции с ним – изменение в нем текста, рисунка, подписи, и т.д. – видны. Электронный документ, перезаписанный с диска на диск, уже не является первичным. И тогда возникает вопрос - это оригинал или копия? Каков его юридический статус и можно ли на него опираться в решении каких-либо спорных вопросов. А вирусы. Их уже отменили?

Эти и ряд других вопросов, носящих технологический, юридический характеры, остаются сегодня в разработке, что не позволяет нам сегодня решительно отказаться от бумаги.

Как применяются базы данных в архиве?

Отсистематизированная архивная информация – это ключ к быстрому ее выявлению для использования. Архивы сегодня предоставляют государственные и муниципальные услуги по выдаче архивных справок. В Республике Крым государственными и муниципальными архивами ежегодно обрабатывается  порядка 120 тысяч запросов граждан социально-правового и тематического характера. Для этого используется – просматривается и изучается – ежегодно порядка 235 тысяч единиц хранения.

Высокая скорость предоставления услуг гражданам – краеугольный камень функционирования  органов власти и учреждений, так как запросы требуют подчас кропотливой и продолжительной поисковой работы по выявлению необходимых сведений. Без баз данных – основы информационных систем – не  обойтись и архивистам, в том числе.

Такие базы данных есть в государственных архивах, есть и в некоторых муниципальных архивах. Ведутся, ежегодно пополняются, приходя на смену традиционным бумажным каталогам и картотекам. Однако…

Работа над одной из них начата в 2000 году и продолжается до настоящего времени силами 2-х сотрудников архива. Хотя это просто аналог тематической картотеки.

В Российской Федерации уже тоже более 10 лет формируется база данных «Архивный фонд», разработанная Росархивом и предполагающая учет и поиск архивных документов, который может начаться с определения необходимого архива какого-либо региона РФ и продолжиться вплоть до образа-страницы каждого документа. В основе этой работы лежит ввод информации по каждому фонду в архиве, описи, делу, а также проведение масштабной оцифровки архивных документов и средств их поиска.

Перспективы цифровизации архивной отрасли – быть или не быть…

Указом Президента от 21 июля 2020 года № 474 «О национальных целях развития России до 2030 года» цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны.

Практическую реализацию цифровой трансформации в сфере архивного дела в Российской Федерации координирует Федеральное архивное агентство (Росархив).

Прежде всего, это необходимо в части предоставления дистанционных услуг в электронной форме, на что направлены приоритетные национальные цели развития страны. Пандемия коронавируса 2020 года как раз подтвердила необходимость создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним. Ожидаемый результат - повышение оперативности и качества информационного обслуживания пользователей при одновременном сокращении финансовых затрат, осуществление поиска необходимой ретроспективной информации не только по архивным шифрам и заголовкам дел, но и контекстный поиск непосредственно по оцифрованным образам документов на основе применения технологий «искусственного интеллекта».

В Российской Федерации наблюдаются серьезные шаги в этом направлении. Осуществлен ввод в эксплуатацию первого модуля государственной информационной системы удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД), ставший важным шагом в цифровой трансформации архивной отрасли, касающейся пока федеральных архивов: представлены для поиска почти 20 млн. заголовков дел из 13 федеральных архивов.  В Московской области в пос. Вороновское введен в эксплуатацию новый архивный комплекс, оснащенный новейшей роботизированной линией загрузки/выгрузки документов с уникальной противопожарной защитой OxyReduct и современной интегрированной системой безопасности здания. В комплексе размещены архивохранилища вместимостью до 100 млн. единиц хранения, что полностью покрывает текущие и перспективные потребности ведомственных архивов столицы.

Однако, цифровая трансформация в архивном деле Республики Крым происходит крайне медленно: базы данных мы формируем на протяжении десятков лет и процесс не завершится завтра, оцифровка документов идет крайне низкими темпами – 2% от имеющегося объема документов Государственного архива Республики Крым и 5% от имеющегося объема муниципальных архивов (такая динамика оцифровки предполагает завершение процесса лет через 300), финансирование архивного дела составляет 0,05% от бюджета Республики Крым, специалистов в сфере IT-технологий в архив не заманишь в связи с низкой заработной платой.

Таким образом, архивная отрасль Республики Крым не обеспечена достаточными ресурсами – финансовыми, материальными и кадровыми, и ожидать высокую динамику цифровизации архивной отрасли не приходится. Решение проблемы, кроме прочего, лежит в принятии отдельной государственной программы цифровизации архивной отрасли, которая позволит через архивные документы - бесценное хранилище информации о прошлом – транслировать эту информацию в будущее.